Huom, tee varaus myös silloin kun retkeilette jossain muualla, kuin Vihterän kämpillä. Varaus toimii myös ilmoituksena lippukunnanjohtajalle.
- Kämppä- ja retkivarausten periaatteet:
- Varaus tulee tehdä pääsääntöisesti 2 viikkoa ennen retkeä. Poikkeuksista oltava erikseen yhteydessä varauksista vastaavaan kämppävouti Tomiin (t.h.u.virtanen@gmail.com)
- Tammikuun ja syyskuun aikana voi tehdä yhden kämppävarauksen, sen jälkeen halutessaan toisen.
- Seikkailijoilla ja sitä vanhemmilla joka toinen retki tulee tehdä maastoon.
- Ensimmäisellä kerralla, pyydä joltain hallituksen jäseneltä (esim. Lottis, Minsku, Sinitalvikki) katseluoikeus lippukunnan Google-kalenteriin.
- Tee omaan Google-kalenteriisi tapahtuma ryhmäsi retkestä (kuvalliset ohjeet voi ladata sivun alareunasta):
- Laita tapahtuman otsikkoon ensimmäiseksi paikka (KATAJA/PETÄJÄ/ROKOKALLIO/tms.) ja sen jälkeen ryhmän nimi. Esimerkiksi: KATAJA/Aksolotlit
- Valitse tapahtuman alkamis- ja päättymisajat (EI koko päivän tapahtumia)
- Kutsu lippukuntavihtera@gmail.com tapahtumaan osallistujaksi
- Kirjoita tapahtuman kuvaukseen:
- johtajat
- täysi-ikäinen vastuuhenkilö (jos eri kuin johtaja, koskee sudenpentu- ja seikkailijaryhmiä)
- ryhmän ikäkausi
- osallistujien arvioitu määrä
- Lähetä tapahtumakutsu sähköpostitse
- Varaukset vahvistetaan noin kerran viikossa. Varauksesi on voimassa vasta kun se on vahvistettu. Seuraa siis kalenteriasi & sähköpostiasi varmistuaksesi että varaus on vahvistettu. Puutteellisesti tehdyistä varauksista kämppävouti on yhteydessä varauksen tekijään.
- Tekemäsi tapahtuma ja kaikki sen tiedot näkyvät tässä kalenterissa kaikille johtajille, joille se on jaettu. Älä siis laita mitään arkaluonteisia tietoja varauksen yhteyteen, vaikka kalenteri onkin salasanan takana.
- Jos haluat varata kämpän, mutta sinulla ei ole omaa Google-tiliä, ole yhteydessä johonkin, jolla on (esim. Lottis, Sinitalvikki, Elli, Eila) ja pyydä häntä tekemään tapahtuma sinun puolestasi.
- Jos haluat muokata jo tekemääsi hyväksyttyä varausta:
- Muokkaa varausta omassa kalenterissasi
- Lähetä päivitetty kutsu osallistujille, kirjoita viestiin mikä varauksessa muuttui. Esim. “aloitusaika muuttunut” ja odota vahvistusta.
- Jos retkesi peruuntuu, peru myös varaus kalenterista, niin kämppä vapautuu muille.
- Lyhyellä varoitusajalla (samana/edellisenä päivänä) peruuntuneista ilmoitettava myös käytöstä vastaavalle kämppävouti Eilalle (eila.musikka@gmail.com/ 0400 968 487)
